Al redactar un informe, la estructura es fundamental para asegurar que tu análisis sea claro y accesible.
Sobre el cómo, el qué, el cuándo, el quién, el por qué y todas las preguntas que te puedas imaginar hay mucho escrito y se pierde mucho tiempo leyendo literatura de relleno para algo que se puede describir en 5 sencillos pasos.
Así que esta guía rápida te ofrece los elementos clave para crear un informe que comunique de manera eficaz tus hallazgos, ya sea un documento breve o un informe extenso.
No necesitas más. Ni libros ni manuales ni cursos. Solo seguir estos 5 pasos.
Define la longitud del informe
- Informes breves (menos de 5 páginas): Son directos, con un resumen conciso de los hallazgos principales.
- Informes detallados (más de 100 páginas): Incluyen un análisis profundo, detallando la metodología, fuentes de datos y hallazgos intermedios, además de los resultados principales.
Elementos esenciales de cualquier informe
- Portada: No olvides incluir el título, nombres de los autores, contactos, y fecha de publicación. Piensa que el informe o memoria acabará en algún lado tirada. Sería interesante que fuera reconocible a primera vista.
- Índice: Sirve como mapa del informe, indispensable en documentos de más de 5 páginas. Ahórratelo en menos de 5 páginas.
- Resumen Ejecutivo: Una síntesis clara de los puntos principales del informe, idealmente en tres párrafos. La mayoría de tu público objetivo solo leerá esta parte, sobre todo si confían en ti y tu criterio.
Estructura del cuerpo del informe
- Introducción: Presenta el problema de manera accesible para los lectores que no estén familiarizados con el tema. Es decir, tu audiencia pondrá cara de que sabe pero tú pónselo como para tont@s.
- Revisión de la literatura: Proporciona contexto sobre estudios previos relevantes, citando los trabajos más importantes, lo que aporta credibilidad a tu informe.
- Metodología: Explica cómo se recopiló y analizó la información, destacando las fuentes de datos y las técnicas empleadas. Esto además ayuda a eliminar a las personas plastas cuyo trabajo parece ser ponerlo todo en duda. Les remites a este apartado y listo.
- Resultados: Presenta estadísticas, gráficos y los hallazgos clave de tu análisis. No abuses y pon solo los necesarios y relacionados con todo el informe. Tus jefes son tont@s, pero no tanto.
- Discusión: Conecta los resultados con las preguntas de investigación iniciales y el contexto existente, destacando las contribuciones de tu trabajo. Es decir, explica para qué ha servido todo el trabajo y cómo mejora la vida de las personas a las que afectaría.
- Conclusión: Generaliza los resultados y sugiere posibles direcciones futuras para la investigación, ya sea para pedir más dinero, para convertir la propuesta en producto o servicio o planes públicos que almacenar en un cajón. Tú haz la proyección.
Elementos adicionales
- Referencias: Cita todas las fuentes utilizadas. Solo las de verdad utilizadas, no infles innecesariamente. Te van a pillar.
- Agradecimientos: Reconoce el apoyo recibido. Recuerda, es de bien nacido (o nacida) ser agradecido (o agradecida).
- Apéndices: Incluye material complementario si es necesario. Cualquier cosa que sostenga tu informe y lo apuntale pero que no cabía en su redacción por excesivo.
Consejos finales
- Asegúrate de que el lector entienda la importancia de tu trabajo desde el principio.
- Clarifica el objetivo de tu análisis y su relevancia en el campo de conocimiento que estás abordando.
- Sitúa tu trabajo en contexto, aportando suficiente información de fondo.
Al seguir esta estructura, te asegurarás de que tu informe no solo sea completo y riguroso, sino también fácil de entender y atractivo para el lector. Además de que lo entenderá al estar habituado a este tipo de estructuras de presentación de conocimiento. Aquí, la innovación y la creatividad puede ser un hándicap para tus objetivos.
Y, sobre todo, un informe es para que la audiencia lo vea, lea o mire ANTES de presentarlo.
La presentación nace de tu informe, pero NO es el informe
Aunque eso es otro artículo. Te dejo con las ganas y así vuelves.
Aunque si quieres te puedes gastar la pasta en el libro ‘Getting Started with Data Science’ de IBM Press (1ª edición impresa de 2015) escrito por Murtaza Haider.