Es curioso cuántas personas con marcado carácter científico he encontrado que luego no saben narrar o contar sus conclusiones. Por no saber no saben ni hacer un buen informe.
Les encanta añadir páginas y páginas con todo lo posible y no se dan cuenta que lo único que hacen es incorporar ruido a lo que quieren comunicar.
Hay una enorme diferencia entre analizar datos e informar de resultados. Aunque son pasos consecutivos no son el mismo paso. Y eso es algo que muchos matemáticos, expertos en bases de datos, programadores y demás técnicos les cuesta comprender, curiosamente.
Y es muy fácil:
- Analítica. Todo lo relacionado con el manejo y procesado de los datos hasta obtener una conclusión o aprendizaje útil para la toma de decisiones.
- Informe. Comunicar esos resultados o conclusiones o aprendizaje para tomar decisiones (y habitualmente quien las toma no es quien hace la analítica).
Muchos buenos trabajos han terminado olvidados en la subcarpeta de una subcarpeta de algún servidor o, aún más vintage, impreso en una carpeta en el fondo de una caja en un polvoriento archivo por la simple y única razón que el equipo de científicos de datos no supo transmitir la relevancia e importancia de sus conclusiones para la organización.
Creyeron que hablaban con un igual, cuando no es así. Quien toma las decisiones no sabe de regresiones ni de instrucciones SQL ni de algoritmos. Sabe que tiene que tomar decisiones de las que depende el futuro de su organización. Y las personas así, normalmente, tienden a ser más conservadoras que atrevidas si las cosas van bien.
(Luego vienen las prisas para salvar el barco cuando el agua está por la cintura.)
En el ámbito de la investigación, la comunicación efectiva de los hallazgos es tan crucial como la investigación en sí misma. Un informe de investigación bien estructurado no solo presenta los resultados de manera clara y organizada, sino que también guía al lector a través del proceso de análisis, permitiendo una comprensión profunda del estudio.
Esta guía inspirada en el curso que estoy haciendo de IBM sobre la Ciencia de los Datos tiene como objetivo proporcionar un marco integral para la redacción de informes de investigación, desde su estructura básica hasta los elementos esenciales y las mejores prácticas.
Me ha encantado esta parte porque coincide casi literalmente con el contenido que tengo preparado para la unidad formativa de «Informes» dentro del curso de Posicionamiento Web del SEPE. Una unidad que está diferenciada de la unidad previa sobre «analítica» a la que le precede otra sobre «herramientas».
Estructura general de un informe
Independientemente de su longitud, un informe de investigación debe seguir una estructura organizada que facilite la navegación y la comprensión del lector.
La longitud del informe no debe ser un problema. Lo que constituye un problema es extendernos 10 páginas cuando solo hacen falta 3. O bien hacer 2 páginas cuando eran necesario 15 por la profundidad de las conclusiones que se extraen, que tienen que estar bien argumentadas.
Los elementos principales de un informe de investigación incluyen:
- Portada: La portada es la primera impresión del informe y debe incluir información esencial como el título del informe, los autores, sus afiliaciones, la fecha de publicación y el logotipo de la institución (si corresponde).
- Índice: El índice proporciona una visión general del contenido del informe, enumerando los capítulos, secciones, figuras y tablas. Un índice bien elaborado permite al lector localizar rápidamente la información que busca.
- Resumen Ejecutivo: El resumen ejecutivo es una síntesis concisa de los puntos clave del informe, incluyendo la introducción, la metodología, los resultados, la discusión y las conclusiones. Debe ser claro, conciso y atractivo para captar la atención del lector y brindarle una comprensión general del estudio.
- Introducción: La introducción establece el contexto del estudio, presentando el problema de investigación, la importancia del tema y la revisión de la literatura relevante. Debe definir claramente los objetivos y las preguntas de investigación que guiaron el estudio.
- Revisión de la Literatura: La revisión de la literatura proporciona una visión general del conocimiento existente sobre el tema de investigación. Debe identificar las teorías, conceptos y estudios previos relevantes, destacando las lagunas de conocimiento que el estudio actual pretende abordar.
- Metodología: La sección de metodología describe en detalle los métodos y técnicas utilizados para realizar la investigación. Debe incluir la selección de la muestra, la recolección de datos, los instrumentos de medición, los métodos de análisis y las consideraciones éticas.
- Resultados: La sección de resultados presenta los hallazgos del estudio de manera clara y organizada. Puede utilizar tablas, gráficos y figuras para ilustrar los datos y facilitar la comprensión. Debe enfocarse en los resultados relevantes para las preguntas de investigación y evitar interpretaciones o conclusiones prematuras.
- Discusión: La discusión interpreta los resultados del estudio, relacionándolos con la literatura existente y explicando su significado e implicaciones. Debe abordar las limitaciones del estudio y sugerir direcciones futuras para la investigación.
- Conclusión: La conclusión resume los puntos clave del informe, destacando las contribuciones del estudio al conocimiento existente y reiterando su importancia. Puede sugerir aplicaciones prácticas de los hallazgos y proponer áreas futuras para la investigación.
- Referencias: La sección de referencias enumera todas las fuentes citadas en el informe, siguiendo un formato de estilo específico (por ejemplo, APA, MLA, Chicago). Debe ser completa y precisa para garantizar la credibilidad del estudio.
- Anexos: Los anexos incluyen información adicional que complementa el informe principal, como tablas de datos detalladas, instrumentos de medición o scripts de análisis. Deben estar claramente numerados y referenciados en el texto principal.
No siempre tiene que estar todo de esta manera pero sí presente en algún modo. Es decir, la discusión y conclusión puede estar presente como conclusión y recomendaciones cuando se trata de plasmar unos resultados y obtener un aprendizaje para un cambio en la organización. Pero ambas cosas son iguales conceptualmente, solo que cambiamos las etiquetas.
En un informe breve se puede agrupar desde el punto 4 (introducción) hasta el punto 7 (resultados) pero igualmente redactarás algún párrafo introductorio y otro explicando cómo se ha procedido al análisis (de dónde se extraen los datos, cómo se transforman, etc., aunque sea de manera somera y superficial); así mismo si hay alguna referencia previa al informe, ya sea otro estudio, un informe del año anterior o cualquier otra circunstancia, la mencionarás, para dar contexto; avanzando luego en los resultados del análisis que habitualmente incluye tablas resúmenes, gráficos representativos y algunos párrafos explicativos.
De hecho, en el caso de informes breves, con menos de 5 páginas, se recomienda seguir la estructura general mencionada anteriormente, pero con un enfoque más conciso y directo, tal y como he descrito en los párrafos anteriores como ejemplo.
Es importante priorizar los elementos esenciales y eliminar detalles innecesarios para mantener la claridad y la brevedad.
Consejos para la redacción efectiva
El investigador, el científico de datos, el analista, debe tener cualidades de copywriter por una sencilla razón, un texto ilegible convierte el informe en intratable.
Y un informe intratable es un informe inútil.
Al menos deberías de dominar ciertos aspectos de la redacción:
- Claridad y concisión: Utiliza un lenguaje claro, preciso y conciso, evitando tecnicismos excesivos o jerga especializada.
- Organización lógica: Estructura el informe de manera lógica, siguiendo un flujo de información coherente y fácil de seguir.
- Visualizaciones: Utiliza tablas, gráficos y figuras para ilustrar los datos y mejorar la comprensión del lector.
- Formato consistente: Mantén un formato consistente en todo el informe, incluyendo el uso de encabezados, subtítulos, numeraciones y estilos de letra.
- Revisión y corrección: Revisa cuidadosamente el informe para detectar y corregir errores gramaticales, ortográficos y de estilo.
Un informe de investigación bien estructurado y escrito es una herramienta fundamental para comunicar los hallazgos de manera efectiva y contribuir al avance del conocimiento.
Si sigues estas pautas (y las practicas) vas a poder crear informes claros, concisos y convincentes que faciliten la comprensión y el uso de los resultados de tus trabajos.
De mi etapa en el Servicio del Plan de Salud e Investigación, área del Servicio Canario de la Salud que hoy tiene otro nombre, aprendí que un investigador que comunica mal es un lastre ya sea para hacer un póster, para presentar una memoria o para exponer ante una audiencia su proyecto.
Vi evaluaciones de costo-efectividad de tecnologías que acabaron en un archivo, inútiles, después de un esfuerzo enorme, solo por la incapacidad para trasladar la relevancia de los resultados.
Así que, en resumen, si no quieres estar en esa situación, un informe de investigación eficaz debe:
- Seguir una estructura organizada y lógica.
- Incluir todos los elementos esenciales, adaptados a la longitud y el público objetivo.
- Utilizar un lenguaje claro, conciso y preciso.
- Emplear recursos visuales para mejorar la comprensión.
- Mantener un formato consistente y profesional.
- Ser revisado cuidadosamente el contenido para detectar y corregir errores.
Al adoptar estas prácticas, los investigadores, los científicos de datos y los analistas pueden garantizar que sus informes de investigación tengan un impacto significativo en la quienes deben usar esos resultados para tomar decisiones, contribuyendo así al avance del conocimiento en su campo de estudio.
Más allá de la estructura básica, es importante destacar que la redacción efectiva de un informe de investigación requiere de habilidades de comunicación sólidas, pensamiento crítico y capacidad de síntesis.
Los científicos de datos deben ser capaces de traducir resultados complejos en un lenguaje comprensible para el público objetivo -un concepto netamente publicitario, por otro lado-, al mismo tiempo que destacan la importancia y las implicaciones de su trabajo.
En definitiva, la elaboración de un informe de investigación es un proceso integral que involucra tanto la rigurosidad metodológica como la claridad comunicativa.
Al dominar estas dos áreas, los investigadores pueden crear informes que no solo documentan sus hallazgos, sino que también inspiran el debate, promueven el aprendizaje y contribuyen al progreso de su organización.
Queda claro, ¿verdad?